Assemblée générale du 18 janvier 2013 [seconde partie]

Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire du 18 janvier 2013  [seconde partie]

L’assemblée générale ordinaire (AGO) du sept décembre deux mille douze ayant été suspendue en fin de séance, reprend le dix-huit janvier deux mille treize. Les membres de l’association « Yacht Club de Tahiti » (YCT), sont donc à nouveau réunis au siège social, PK 4,2 côté mer à Arue, sur convocation du comité directeur en date du trois janvier deux mille treize pour cette seconde partie d’AGO. Le présent procès-verbal est complémentaire au procès-verbal de la première partie de l’AGO, établi le treize décembre deux mille douze.

L’assemblée est présidée par M. Yvon Calatayud en sa qualité de président par intérim du YCT. Le secrétariat de séance est assuré par M. Pierre Merlenghi.
Le président constate que soixante-quinze membres sur deux cent quarante-neuf (75/249) sont présents ou représentés : 48 présents et 27 procurations. Le nombre total de voix est de soixante-quinze. L’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité des présents comme le prévoient les statuts.

L’ordre du jour est conforme à celui arrêté en réunion du comité directeur du 7 janvier 2013 et diffusé aux membres du YCT.

1. Mot du président par intérim :

Yvon Calatayud, président par intérim déclare la reprise de l’AGO débutée en décembre 2012 et adresse ses vœux de nouvel an à l’ensemble des membres du YCT. Il fait état de la démission de Jean Szilagyi, président élu par l’assemblée qui s’est tenu en décembre. Ce point est traité à l’ordre du jour. Yvon Calatayud remercie chaleureusement Jean Szilagyi au nom des membres du yacht club pour les 12 années de présidence au bilan élogieux. Il remercie également Benjamin Picard pour la mise en place du site internet du yacht club.

2. Budget prévisionnel :

Raison pour laquelle l’AGO de décembre a été suspendue, la présentation du budget prévisionnel est détaillée par la trésorière Marie-José Skoberne. Ce bilan est consultable au bureau.
Le chapitre « fonctionnement » proposé est globalement identique à celui de l’exercice clos. Il tient compte des augmentations des grilles indiciaires de salaires. Le quota d’heures de gardiennage du site sera légèrement augmenté 2,8 MF pour 2,5 MF en 2012. Le budget prend en compte de deux lignes additionnelles mais estimée à bilan nul recette/dépense :
« formation du personnel » dans le cadre du fonds paritaire de gestion à hauteur de 280 000 F CFP ;
« 60ème anniversaire » pour un montant de 300 000 F CFP, les ventes d’articles ou efforts de participations devant compenser les dépenses exceptionnelles.
Au chapitre « redevances », il est tenu compte des augmentations prévisibles de nos fournisseurs ainsi que du loyer de la mairie. Les recettes dégagées par les redevances de nos sous-locataires suivent la même tendance. La ligne « eau, ordures, impôts » a été ventilée mais le montant est similaire à l’année précédente. Il s’agit de mieux maitriser les dépenses d’eau. La ligne « résidents parking buanderie » a également été ventilée sans modification notable du montant global.
À noter, une ligne d’écriture comptable concernant un « arriéré de redevance EVA » de 893 000 F, inscrite en prévision car perçue tardivement (octobre 2012) après clôture de l’exercice précédent.
Le chapitre « activités sportives » voit la ligne « bateaux, carburant, assurance » ventilée.
L’embauche de moniteurs de voile vacataires est estimée à 4,1 MF alors qu’elle a coûté 2,6 MF en 2012. Cette augmentation tient compte de l’essor des classes de mer. En contrepartie, les recettes des stages de class8 et classes de mer sont estimées à la hausse (respectivement 2,1 MF et 3,3 MF).

Lors de l’exposé de ce chapitre, la trésorière constate que les dépenses des « stages sportifs classes de mer » apparaissent dans le tableau à hauteur de 120 000 F au lieu de 1,2 MF. Ce point invalide les totaux du chapitre, du bilan opérationnel et le bilan total. Ce point est débattu après l’exposé du dernier chapitre.

Le chapitre « Investissements » voit la ventilation de la ligne « gros travaux » estimée à 4 MF lors de l’exercice précédent, en deux lignes :
« gros travaux bâtiments et infrastructure », à hauteur de 1 MF ;
et « gros travaux maritimes », à hauteur de 2 MF.
Ces estimations de gros travaux ont été revues à la baisse car il a été ajouté une ligne indépendante « réaménagement du bureau accueil » à hauteur de 2 MF, ce qui porte le total des travaux envisagés à 5 MF.
Le solde comptable en fin d’exercice prévoit 4 457 371 F en banque et de 10 MF sur compte épargne.

Compte tenu de l’erreur de transcription et in fine de calcul sur la ligne de dépense des stages de mer, le bilan ne peut pas être adopté en l’état. L’assemblée est suspendue quelques minutes afin que le bureau exécutif puisse proposer un correctif acceptable.
À l’issue de cette concertation, le président de séance propose une alternative pour retrouver l’équilibre, l’erreur s’élevant à 1 200 000 – 120 000 F = 1 080 000F en dépenses non prises en compte :
Soit puiser dans le compte épargne le montant équivalent, ce qui invaliderait le principe de conserver un volant de 10 MF en cas de force majeure ;
Soit différer une grosse part des travaux de réaménagement du bureau d’accueil, la nouvelle ligne devant de ce fait, budgéter 920 000 F au lieu de 2 MF pour l’exercice 2012-2013.
Le président de séance fait voter à mains levées le budget en l’assortissant des deux propositions.
S’agissant de ponctionner le compte épargne, la proposition obtient 5 voix pour, 3 voix déclarant ne pas se prononcer, et 30 voix contre. Cette proposition est rejetée à la majorité des voix exprimées.
S’agissant de différer des travaux de rénovation du bureau accueil, la proposition obtient 30 voix pour, 12 voix déclarant ne pas se prononcer, et 1 voix contre. Cette proposition est adoptée à la majorité des membres présents ou représentés.

RÉSOLUTION 1 : Le budget prévisionnel est immédiatement modifié pour lire :
En ligne « stages sportifs classes de mer » du chapitre « activités sportives » un montant de dépenses prévisibles s’élevant à 1 200 000 MF au lieu de 120 000 F ;
En ligne « total activités sportives » le montant de 10 764 000 F au lieu de 9 684 000 F dans la colonne dépense des prévisions 2012-2013 ;
En ligne « total opérationnel » le montant de 51 860 423 F au lieu de 50 780 423 F dans la colonne dépense des prévisions 2012-2013 ;
En ligne « réaménagement du bureau accueil » du chapitre « investissements », une dépense prévisible de 920 000 F au lieu de 2 000 000 F ;
En ligne « total investissements » le montant de 4 160 000 F au lieu de 5 240 000 F dans la colonne dépense des prévisions 2012-2013.
Le reste sans changement.

RÉSOLUTION 2 : Le budget prévisionnel 2012-2013 est adopté par l’assemblée. Cette proposition est adoptée à la majorité des membres présents ou représentés en tenant compte de la précédente résolution.

3. Préparations du 60ème anniversaire du YCT :

La trésorière rappelle que le yacht club a été créé le 28 octobre 1953. Cet anniversaire est l’occasion d’organiser diverses activités marquantes comme des régates, des animations et des repas associatifs. Elle en appelle à la plus large participation des membres du YCT. Toutes les idées seront les bienvenues, ainsi que des photos, films ou documents retraçant l’histoire du club.

4. Vacance du président suite à la démission de Jean Szilagyi :

Le président par intérim rappelle que nous sommes dans le prolongement de l’assemblée générale ordinaire, ce qui permet les mêmes pouvoirs de vote. Les statuts précisant en son article 26-6 :
« En cas de vacance du poste de président, le vice-président sera chargé d’exercer les fonctions présidentielles jusqu’à la plus proche assemblée générale qui procédera alors à l’élection d’un nouveau président. »
Pouvant se poser alors la question de procéder à un vote ou pas, pour remplacer le membre sortant, puisque l’assemblée générale est réunie, le secrétaire fait part de trois possibilités :
Continuer à fonctionner avec un bureau exécutif réduit à 5 membres et conserver le président par intérim jusqu’à la prochaine assemblée générale à une date encore indéterminée ;
Considérer que le vote a déjà eu lieu dans cette AGO, lors de l’assemblée de décembre, et intégrer au sein du bureau le membre ayant obtenu le plus de voix après les deux premiers élus, ce qui revient à élire de fait Benjamin Picard ;
Autoriser un deuxième vote, l’assemblée générale étant souveraine de ses décisions, pour élire un membre.
Les deux dernières propositions permettent d’élire un nouveau président. Le président de séance procède au vote à mains levées.
S’agissant de conserver un bureau exécutif à 5 membres et conserver la situation d’intérim jusqu’à nouvelle assemblée, cette proposition recueille 14 voix ;
S’agissant de considérer les votes clos et d’appeler Benjamin Picard au bureau, cette proposition recueille 9 voix ;
S’agissant de procéder à l’élection d’un membre supplémentaire, cette proposition recueille 44 voix ;
2 voix se prononcent contre les propositions évoquées.

RÉSOLUTION 3 : L’assemblée générale procède à l’élection d’un 6ème membre au sein du bureau exécutif puis à l’élection de son président.
Les candidats déclarés pour intégrer le bureau, à jour de leur cotisation au 1er avril 2012 et éligibles, sont :
– M. Benjamin Picard ;
– M. Bruce Andrieux ;
– Mme Loana Bride.
Deux assesseurs se portent volontaires pour le scrutin : M. Hervé Bride et M. Xavier Doerfler.
Le dépouillement dénombre 75 bulletins pour 75 membres présents ou dûment représentés : 56 présents et 9 procurations. Un bulletin est en trop. Mention en est porté au présent procès-verbal et le décompte des voix est décidé. Le vote sera invalidé en cas de litige dû à ce bulletin excédentaire.
Les résultats du scrutin créditent :
M. Benjamin Picard avec trente-trois voix. Il est élu au bureau ;
Mme Loana Bride avec trente-et-une voix. N’ayant plus de poste à pourvoir, Mme Loana Bride n’est pas élue ;
M. Bruce Andrieux avec dix voix. N’ayant plus de poste à pourvoir, M. Bruce Andrieux n’est pas élu.
Il y a zéro bulletin blanc et un bulletin nul.

RÉSOLUTION 4 : M. Benjamin Picard est membre du bureau exécutif à compter du 18 janvier 2013.

5. Élection du président du YCT :

Le bureau exécutif nouvellement constitué se réunit à huis clos afin de procéder à la déclaration des candidatures pour la présidence de l’association. Le bureau exécutif soumet la candidature de :
– M. Xavier Duthil ;
– M. Pierre Merlenghi,
au vote de l’assemblée constituée.
Les deux assesseurs sont M. Hervé Bride et M. Xavier Doerfler. Le dépouillement dénombre 70 bulletins pour 70 membres présents ou dûment représentés.
Les résultats du scrutin créditent :
M. Xavier Duthil avec trente-sept voix ;
M. Pierre Merlenghi avec vingt-cinq voix.
Il y a six bulletins blancs et deux bulletins nuls.

RÉSOLUTION 5 : M. Xavier Duthil est élu dans ses fonctions de président du Yacht Club de Tahiti.

Le président nouvellement élu remercie l’assemblée. Il rappelle qu’un point de l’ordre du jour est resté en suspend avant de commenter les questions diverses.

6. Désignation du commissaire aux comptes pour le prochain exercice :

Le président du YCT rappelle, qu’au regard des statuts, l’assemblée doit désigner un commissaire aux comptes. Le bureau n’ayant pas d’autres candidats à proposer que le cabinet KPMG, ce dernier est donc désigné pour la validation de la fin d’exercice 2012-2013.
Toutefois, ce mandat n’intervenant qu’en fin d’année budgétaire, l’intervention du cabinet reste soumise au maintien des statuts actuels, à moins qu’une modification, validée en assemblée générale extraordinaire, ne révise avant cette échéance, le mode de contrôle des comptes.
RESOLUTION 6 : Le cabinet KPMG est reconduit dans son mandat de commissaire aux comptes jusqu’à plus amples décisions.

7. Questions diverses :

7.1 Mme Loana Bride s’interroge sur les horaires de fermeture du bar du YCT, trouvé fermé lors de retours de régates ou plus généralement en weekend. Elle demande l’intervention du comité directeur auprès du gérant.
Réponse : le président par intérim a d’ores et déjà fait part de la remarque au gérant en lui demandant d’afficher des horaires. C’est chose faite. Aucun horaire ne figure explicitement sur la convention passée entre le YCT et le restaurant. S’agissant d’ouvrir pour quelques personnes, en dehors de toute considération de rentabilité, ce point reste ouvert et devra être discuté en prochain comité.
7.2 M. Jean Pierre Quentin demande des informations sur le réaménagement du local « voiles » et l’attribution de casiers.
Réponse : le directeur répond que les travaux sont terminés et qu’une demande de casier peut être déposée au bureau.
7.3 Entretien des amarres et corps morts : il y a une contradiction potentielle entre deux points du règlement intérieur qui stipule :
d’une part, en son article 8 : « Les places ne sont jamais attribuées définitivement. Le comité directeur du YCT se réserve le droit de faire déplacer tout bateau pour des raisons de sécurité ou de facilité de manœuvre. »;
d’autre part, en son article 10 : « La surveillance et l’entretien des bateaux, des corps-morts et amarres demeure sous la responsabilité et à la charge des locataires. En aucun cas, la responsabilité du YCT ne pourra être recherchée à la suite d’accidents ou de dommages résultant de la détérioration des ouvrages. »
Se pose également la question d’une prise en compte par les assureurs d’un mouillage défaillant.
Réponse : Le directeur rappelle que le comité directeur a déjà confirmé au cours de l’année que les propriétaires sont responsables de l’état des amarrages textiles. Seules les chaînes et lests immergés sont à la charge du YCT. S’agissant du remplacement des textiles, ces travaux sous-marins sont confiés à des professionnels. L’entretien courant et la bonne utilisation reste à la charge du propriétaire. Si le YCT devait déplacer un bateau à titre définitif, le propriétaire en serait averti et trouverait un mouillage aussi sûr et durable que son premier mouillage. Quant aux polices d’assurance, il appartient à chacun de vérifier les clauses des contrats.

7.4 Mme Katia Beltzer souhaiterait plus de places visiteurs.

Réponse : c’est effectivement toujours souhaitable mais cela ne doit pas pénaliser les membres sur liste d’attente. Tout est question de compromis.
7.5 Katia Beltzer demande d’étudier une réduction des loyers de mouillage (corps morts ou pontons) pour les participants aux régates puisque le YCT promeut la voile sportive.
Réponse du comité directeur : le sujet peut être étudié. Cette pratique a cours dans d’autres clubs, en métropole. Il est toutefois difficile de placer une barre et d’estimer un degré de participation aux régates selon que l’on soit sur son bateau ou équipier, selon les bateaux et le type d’activité.
Hervé Bride prend la parole en faisant remarquer que la promotion de la voile et le rayonnement du YCT ne s’arrête pas aux bouffeurs d’écoute tournant autour de bouées mais que des membres sont souvent en mer, parfois pour de longues traversées et qu’il parait difficile de leur appliquer des loyers différents.

La question fait donc débat.
7.6 Katia Beltzer estime que l’augmentation du prix des jetons de machines à laver est injustifiée car elle n’a pas été adoptée en assemblée générale.
Réponse du secrétaire : Cette augmentation a été adoptée en AGO du 7 décembre 2012 – résolution 2 par 7 voix pour et 4 voix contre. Le point est clos.
7.7 M. Gérard Lefèvre demande des précisions sur la charge que représenterait l’habitat à bord des bateaux au regard des factures d’électricité très élevées. Il juge dommage d’envisager l’augmentation des participations aux régates (point non retenu) plutôt que de facturer les frais d’habitat, alors que le YCT promeut la voile.
Réponse de la trésorière : les lignes concernant l’habitat ont justement été ventilées afin de mieux cerner les frais. En première analyse, il s’avère que le point n’est pas crucial pour le bon fonctionnement du budget et que les redevances des amarrages permettent justement de maintenir à un niveau très correct la voile sportive.
La pose de compteurs est à l’étude. Elle ne permettra pas toutefois, sauf à décider d’une grosse installation, de présenter des factures individuelles. Cela peut permettre un ajustement des redevances et une meilleure sensibilisation sur les économies à faire.
Le président de séance, Yvon Calatayud, tient à féliciter tous les acteurs du YCT qui ont montré une belle solidarité et une efficacité fortement appréciée lors de la prise en charge des 52 enfants et 2 adultes de l’EVA atteints par une intoxication alimentaire, le mercredi 16 janvier 2013.
Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour, et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée par le président du YCT, Xavier Duthil, qui convie l’assemblée autour d’un pot.
De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le président et le secrétaire.

Établi à Arue, le 19 janvier 2013

Le secrétaire de séance, Pierre Merlenghi

Le président de séance,  Yvon Calatayud

 


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