Assemblée Générale du 7 décembre 2012 [première partie]

Procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire du 7 décembre 2012  [première partie]

Le seize novembre deux mille douze à 18h00, les membres de l’association « Yacht Club de Tahiti » (YCT), se sont réunis au siège social, PK 4,2 côté mer à Arue, sur convocation du comité directeur en date du vingt-six octobre deux mille douze pour l’assemblée générale ordinaire (AGO) annuelle. Cette AGO a été ajournée en début de séance sur proposition du président et reportée de trois semaines à cause d’erreurs dans le bilan comptable qui ne pouvait être approuvé en l’état par le commissaire aux comptes.

Par rappel du vingt-neuf novembre deux mille douze, l’AGO est tenue le sept décembre deux mille douze à 18h00. Après avoir débattu de points à l’ordre du jour, le budget prévisionnel ayant été rejetée par vote, cette AGO a été suspendue à 23h00, jusqu’à une date ultérieure, pour permettre de clarifier le budget prévisionnel avant nouvelle présentation et vote en assemblée. La deuxième partie de l’AGO fera donc l’objet d’un procès-verbal complémentaire.

L’assemblée est présidée par M. Jean Szilagyi en sa qualité de président du YCT. Le secrétariat de séance est assuré par M. Pierre Merlenghi.

Le président constate que soixante cinq membres sur deux cent quarante neuf (65/249) sont présents ou représentés : 56 présents et 9 procurations. Le nombre total de voix est de soixante cinq. L’assemblée est régulièrement constituée et peut valablement délibérer et prendre des décisions à la majorité des présents comme le prévoient les statuts.

1. Rapport moral du président – situation de l’association :

Le président remercie les membres présents et rappelle les événements marquants d’une année 2012 particulièrement mouvementée. De mémoire, 2012 aura été l’année la plus chargée durant son mandat de 12 ans.

Le départ à la retraite de l’ancien directeur Michel Alcon, la démission du directeur-adjoint puis des trésoriers, ont passablement perturbé le fonctionnement du club. Devant les défis à relever, la nomination d’un nouveau directeur a fait l’objet d’un recrutement sur une cinquantaine de dossiers et nous l’avons assortie d’une feuille de route. M. Patrick Delaere, directeur depuis fin janvier, s’est appliqué à la mettre en œuvre et il en est félicité, ainsi que l’équipe des moniteurs et Antoine qui ont particulièrement bien œuvré pour la voile sportive et l’entretien des installations. Le départ d’Emmanuèle Vrousos et de Christophe Melix nous a laissé sans trésorier et nous avons dû organiser une assemblée générale extraordinaire.

Mais le Yacht Club a connu également de bons moments sportifs. En plus de nos traditionnelles activités de sections dont le bilan sera exposé par leur responsable, nous avons accueilli la Trans Pacific Race dont le commodore nous avait demandé d’organiser la ligne d’arrivée et la remise de la coupe et nous avons reçu Mlle Laura Dekker, navigatrice néo-zélandaise, lors de son escale de tour du monde en solitaire. Ce sont toujours des moments riches en rencontres et en partage de l’expérience de la voile.

Le président cédant la parole au vice-président, M. Yvon Calatayud remet à MM. Hervé Bride, Emmanuel Rousseau et Antoine Tevaearai, les diplômes de formation aux gestes de 1er secours (Médical 1) en les félicitant chaleureusement. La formation supérieure peut être envisagée. Notre vice-président rappelle que le club s’est doté d’un défibrillateur, accessible dans le bureau du directeur suivant les consignes affichées à l’entrée.

2. Rapport d’activité des sections sportives par les responsables de section :

M. Jean Pierre Basse, responsable « croiseurs » anime cette section depuis septembre, à la suite d’Hervé Roncin. Jean Pierre Basse appelle les membres à participer aux régates et à formuler toute suggestion pour leur déroulement. Son souhait est d’avoir toujours plus de monde sur l’eau.
Le YCT a organisé 13 régates pour cette période. Une moyenne de douze bateaux était sur la ligne de départ. On constate une faible participation sur les épreuves qui durent plusieurs jours comme la Coupe de Noël ou les tours de Tahiti et de Moorea (entre 3 et 5 bateaux).
8 bateaux du YCT ont fait le déplacement à la Tahiti Pearl Regatta au mois de mai. « Gavrinis » de Hervé Roncin a gagné pour la troisième année consécutive.
Plusieurs jeunes compétiteurs, issus du YCT et actuellement en métropole, ont participé à diverses régates de bonne renommée: Tour de France, Spi Ouest France…

M. Moana Le Calvic remercie les bénévoles, participants et animateurs de la section « Hobie Cat ». Après une période un peu difficile, l’activité repart. Il y a plus de sorties Hobie Cat et cette tendance ne devrait pas s’infléchir puisque cette activité s’inscrit dans la suite d’une formation sur Optimist qui connaît un bel essor.
Les régates Optimist et Hobie Cat ont été regroupées pour des raisons d’organisation du comité course, la mobilisation des bénévoles et du personnel d’encadrement.
4 journées ont été consacrées au championnat de Tahiti, avec la participation de 6 équipages en Hobie Cat. Le championnat de Polynésie s’est déroulé sur 3 jours en collaboration avec l’école de voile d’Arue et Tahiti Optimist Promotion. Le YCT a inscrit 10 équipages en Hobie Cat 16’ et 8 équipages en Hobie Cat Dragoon.

M. Xavier Doerfler vient de prendre la suite de Karim Djenadi pour la section « Optimist ». Cette activité connaît un engouement particulier, notamment lors des journées des championnats de Tahiti avec 12 participants en Optimist, et de Polynésie avec 8 compétiteurs en Optimist Confirmé et 11 compétiteurs en Optimist Promotion. Il y a chaque année de belles perspectives de championnat. Il faut en faire la publicité.

En revanche, notre participation en championnat à l’étranger n’est pas envisagée par manque de candidatures. Il reste à motiver nos jeunes sportifs pour qu’ils se sentent au niveau. Le club peut ensuite assurer les déplacements en Nouvelle-Zélande ou en Nouvelle-Calédonie comme cela s’est déjà fait par le passé.

3. Rapport du trésorier sur l’exercice écoulé du 1er octobre 2011 au 30 septembre 2012 :

Le président rappelle que le yacht club est une association 1901 en relation avec des partenaires et sous-locataires du site : l’École de Voile d’Arue, le club de plongée Scubatek, le restaurant de club et le snack-station service.

La partie club se compose d’une marina et des sections d’activité de voile. Globalement, les loyers des membres permettent pour partie de dégager quelques ressources indispensables à l’activité de voile sportive qui reste notre meilleure raison associative et notre intégration dans le tissu social polynésien.
Le bilan annuel est distribué et il n’est pas repris dans son intégralité dans le présent procès-verbal. Il sera consultable en ligne.
Le président et la trésorière détaillent ensuite le bilan par chapitre :

Le chapitre « fonctionnement », comprenant notamment le salaire du directeur et de l’agent d’entretien, le gardiennage et le nettoyage, fait état de 26,3 MF en dépenses, légèrement inférieures
au prévisionnel. Les recettes s’élèvent à 2,3 MF environ. Il s’agit, pour ce chapitre, principalement des remboursements de charges CPS.
Il est porté à l’attention du comité directeur que la ligne « prime de départ », ouverte à l’occasion du départ à la retraite de Michel Alcon et de la démission de Thierry Bride est mal libellée. Il ne s’agit pas d’une prime de départ mais d’un « solde de tout compte ».
Le chapitre « redevances » s’élève à 14,1 MF de dépenses pour 15,6 MF prévus. Elles portent sur le loyer dû à la mairie, les prestataires de service OPT, EDT et les assurances. Les recettes sont de
39,9 MF ; pour l’essentiel les cotisations, sous-locations, loyers marina et résidents dont le montant prévisionnel était de 41,9 MF. Le manque à gagner de 2 MF s’explique par une surestimation des cotisations (et de leur règlement) et le défaut de paiement du loyer de l’EVA.
Le chapitre « activités sportives » comprend, au titre des dépenses, les salaires des moniteurs, les achats de matériels liés aux sections de voile, le carburant, les assurances. Les dépenses s’élèvent à 7,2 MF pour une prévision de 7,5 MF. Au titre des recettes, la voile sportive a rapporté 6 MF alors que la prévision estimait une rentrée de 4,9 MF (soit les 2/3). C’est la preuve que nos stages fonctionnent correctement et que notre équipe fait un très bon travail.
Le bilan opérationnel de l’année budgétaire fait état de 47,6 MF en dépenses (pour 49,6 MF prévus), et de 48,4 MF de recettes (pour 48,8 MF prévus).
Le chapitre « Investissements » regroupe les achats ou ventes de voiliers des sections, les gros travaux qui dépassent le cadre de l’entretien courant, ainsi que les bénéfices du compte épargne.
Les dépenses s’élèvent à 2,3 MF (essentiellement de gros travaux qui ont consisté à rénover la distribution électrique et les voileries) pour une prévision initiale de 4,0 MF. Côté recette, les intérêts
du compte épargne s’élèvent à 139 750 F.
Le solde comptable en fin d’exercice est de 4,7 MF en banque et de 12,3 MF sur compte épargne.

4. Rapport du commissaire aux comptes :

Le président déclare que le bilan, tel qu’il est présenté pour l’exercice 2011 – 2012, comporte un écart de 42 212 F CFP dans les écritures. Ce reliquat n’a pas pu être effacé malgré un audit du cabinet KPMG pendant la période du 30 novembre au 7 décembre et des vérifications en interne sur a totalité des comptes disponibles, et notamment depuis l’arrivée du nouveau directeur. Le
président déclare que le commissaire aux comptes n’a pas pour mission de rechercher des erreurs en comptabilité mais que son travail consiste à valider des écritures présentées en bilan équilibré. Il nous informe que le commissaire aux comptes a pris note de la différence constatée et laisse le soin à l’assemblée générale de statuer sur la suite à donner.

RÉSOLUTION 1 : Le président propose donc d’inscrire une ligne spécifique sur le bilan définitif et le prochain bilan, afin de garder une trace de cet écart comptable tout en clôturant l’exercice 2011 – 2012. Cette résolution est adoptée à la majorité des votants à main levée : 20 pour, 2 contre, 13 abstentions déclarées.
Face à la difficulté à tenir une comptabilité dans les conditions que nous avons connue cette année, le président propose d’une part, de mandater un expert-comptable pour vérification et alidation
annuelle des comptes, d’autre part d’améliorer l’outil informatique pour cette gestion. Ces points font l’objet d’une étude de coût. Ils seront présentés dans le budget prévisionnel autant que
possible.

5. Présentation du budget prévisionnel pour l’exercice du 1er octobre 2012 au 30 septembre 2013 :

Le président présente le budget prévisionnel. Il rappelle qu’il faut provisionner avant de pouvoir engager des dépenses supplémentaires.
Côté recettes, s’il n’est pas question d’augmenter cette année les cotisations ou les loyers de pontons, le comité directeur propose d’augmenter le prix des jetons de machine à laver à 400 F au
lieu de 350 F.
Un membre du club fait remarquer que cette augmentation ne concerne que les résidents et qu’elle n’est de ce fait, pas très équitable.

RÉSOLUTION 2 : Le prix des jetons de machine à laver passe à 400 F. Cette résolution est adoptée à la majorité des votants à main levée : 4 contre, 7 pour.

RÉSOLUTION 3 : Le comité directeur reprend à son compte l’étude du directeur pour une augmentation des tarifs pour les locations de corps morts. Le tarif actuel les visiteurs pour les
visiteurs est forfaitaire et bas (800 F/jour). Il serait question de le passer en tarif au mètre linéaire/jour. Sur un même registre, il serait souhaitable d’augmenter le prix des corps morts pour les
membres du club .
Cette annonce dans son ensemble n’a pas fait l’objet d’un véritable vote. La résolution ne peut être retenue en l’état et le comité directeur devra décider de sa mise à l’ordre du jour ultérieurement.

RÉSOLUTION 4 : Le comité directeur propose d’augmenter le prix de la participation par personne aux régates de 600 F à 800 F. Le secrétaire de séance dénombre 9 voix contre et aucune voix pour.
Cette résolution n’est pas adoptée.

Côté dépenses, le budget prévisionnel prévoit un budget de fonctionnement proche des années précédentes. Les dépenses tiennent compte d’un achat pour un logiciel comptable. La formation du personnel serait à bilan nu par la demande de fonds de formation pour adulte. L’augmentation légale de la grille des salaires est prise en compte.
Les redevances à couvrir dont les charges, sont peu évolutives. Une provision pour travaux reste prévue à hauteur de 4 MF. Il a été évoqué le prolongement du ponton ouest qui demande cependant une forte provision. Son coût serait par la suite amorti par les loyers d’emplacement mais cette étude n’est pas finalisée.
Il faut envisager le montage de vannes d’arrêt sur la distribution d’eau pour essayer d’identifier des fuites sur le réseau et y remédier. Notre consommation a doublé.
Le fonctionnement de nos stages et école de voile arrive aux limites capacitaires des bateaux comme des moniteurs. Plus de stages généreraient plus de fonds mais demanderaient plus de moyens humains et matériels. L’étude est en cours mais n’a pas pu être exposée par le détail lors de cette assemblée.
Le président rappelle que ce budget n’est que prévisionnel et que l’assemblée doit se prononcer sur la gestion d’ensemble plutôt que sur le détail des lignes.
Sur demande d’un membre, bien que cette mesure ne soit pas statutaire, l’adoption du budget prévisionnel est soumise au vote par bulletin secret. Il sera procédé à un vote par oui ou non pour
l’adoption du budget lors de l’élection des membres du bureau.
Sur les 66 bulletins dépouillés, pour 65 votants ou représentés, il y a vingt huit «voix « oui », trente cinq voix « non » et trois bulletins blancs. Le bulletin excédentaire ne remet pas en question les
résultats de vote.

RÉSOLUTION 5 : Le budget prévisionnel est rejeté. Le comité directeur devra soumettre à nouveau vote un budget prévisionnel.

6. Désignation du commissaire aux comptes pour le prochain exercice:

Compte tenu des circonstances et leurs conséquences relatées dans les paragraphes 4 et 5 du présent procès-verbal, l’assemblée générale a reporté la désignation du commissaire aux comptes à
une date ultérieure, laquelle devant toutefois rester compatible avec cet exercice.
Par ailleurs, le président évoque la refonte des statuts à l’étude par le comité directeur et qui fera l’objet d’une délibération en assemblée générale extraordinaire.

7. Renouvellement du tiers sortant du bureau exécutif:

En réunion préalable, le comité directeur a précisé que les membres sortants sont :
– M. Benjamin Picard, secrétaire-adjoint ;
– M. Éric Panissard, trésorier-adjoint.
Les membres se présentant, à jour de leur cotisation au 1er avril 2012 et éligibles, sont :
– M. Benjamin Picard, membre sortant ;
– M. Éric Panissard, membre sortant ;
– M. Xavier Duthil ;
– M. Bruce Andrieux.

Deux assesseurs se portent volontaires pour le scrutin : M. Hervé Bride et Mlle Maud Panissard.
Le dépouillement dénombre 66 bulletins pour 65 membres présents ou dûment représentés : 56 présents et 9 procurations. Un bulletin est en trop. Mention en est porté au présent procès-verbal et le décompte des voix est décidé. Le vote sera invalidé en cas de litige dû à ce bulletin excédentaire.
Les résultats du scrutin créditent :
– M. Éric Panissard avec trente-neuf voix. Il est élu au bureau ;
– M. Xavier Duthil avec trente voix. Il est élu au bureau ;
– M. Benjamin Picard avec vingt-trois voix. N’ayant plus de poste à pourvoir, M. Benjamin Picard n’est pas élu ;
– M. Bruce Andrieux avec dix-neuf voix. N’ayant plus de poste à pourvoir, M. Bruce Andrieux n’est pas élu.
Il y a quatre bulletins blancs. Le bulletin excédentaire ne remet pas en question l’ordre des résultats.

RÉSOLUTION 6 : MM. Éric Panissard et Xavier Duthil sont membres du bureau exécutif à compter du 07 décembre 2012.

8. Élection du président du YCT:

Le bureau exécutif nouvellement constitué se réunit à huis clos afin de procéder à la déclaration des candidatures pour la présidence de l’association. Le bureau exécutif soumet la candidature de :
– M. Jean Szilagyi,
au vote de l’assemblée constituée.

Les deux assesseurs sont M. Hervé Bride et Mlle Maud Panissard. Le dépouillement dénombre 61 bulletins pour 61 membres présents ou dûment représentés.
Les résultats du scrutin créditent M. Jean Szilagyi avec vingt-huit voix. Il y a trente-deux bulletins blancs et un bulletin nul.

RÉSOLUTION 7 : M. Jean Szilagyi est réélu dans ses fonctions de président du Yacht Club de Tahiti.

Le président remercie les membres pour leur présence et rappelle que l’assemblée générale est maintenant suspendue et sera reprise à une date ultérieure.
Aucune autre question n’étant à l’ordre du jour, et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à 23 heures.

De tout ce qui précède, il a été dressé le présent procès-verbal, signé par le président et le secrétaire.

Établi à Arue, le 13 décembre 2012

Le secrétaire de séance, Pierre Merlenghi

Le président de séance, Jean Szilagyi


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