PV Réunion du 13.02.2019

Présents: Tony TEKUATAOA (Président) / Hélène THOREL (Vice-Présidente) / Loana GUTIERREZ (trésorière) / Yoann RONCIN (Secrétaire) / Jean-Yves TEKUATAOA (section Optimist) / Didier Arnould (section multicoques) / Jessee BESSON (directeur) / Benoît PARNAUDEAU (trésorier adjoint)

Observateurs: Gérard KERNEN / Didier VINCENT

Excusés: Hubert MONGARDE (secrétaire adjoint) / Eric PANISSARD (section croiseur)


Début de séance à 17h27.
La réunion commence avec du retard du fait de l’absence de certains membres du comité directeur.

Ordre du jour:

• ACCUEIL du nouveau Directeur JESSEE BESSON 

Il sera organisé un pot d’accueil pour la prise de fonction de Jessee Besson afin que les membres puissent le rencontrer et échanger. Un mail d’invitation sera envoyé à tous les membres du YCT.

• Invitation Mr VASTESAEGER, Mr DRUSSY et Mr SIOU 

Deux membres observateurs (Mr KERNEN et Mr VINCENT) ont insisté pour se joindre à la séance. Le président stipule que selon les statuts, ils ne font pas parti du CD mais que par transparence, ils y assitent, sans que cela ne fasse jurisprudence.

M DRUSSY évoque les revendications portant sur l’augmentation des tarifs qui aurait été arbitraire car non annoncé dans l’ordre du jour et décidé à la fin de l’assemblée générale. Un référé a déjà été déposé et renvoyé pour vice de forme.
Il est rappelé par le président que ce n’est pas l’augmentation qui a permis de payer le procès d’Antoine mais les 2 comptes à termes qui ont été cassés avec une provision pour les charges CPS. Le tout a été détaillé à la dernière AG.

M SIOU dénonce que le sujet de l’augmentation évoqué en AGO 2017 reposait sur la charge exceptionnelle qu’était le procès d’Antoine.

Est également évoqué par M VASTESAEGER que les comptes à termes ont été financés par des membres de longue date. Un des faits reproché est la mauvaise attitude de l’ancien comité directeur envers Antoine. Ces membres dénoncent la manière avec laquelle Antoine a été traité malgré le dévouement d’Antoine pour le yacht club. L’acharnement sur Antoine au cours du procès est également rappelé. Ces membres expriment leur volonté d’aider Antoine.

M VASTESAEGER rappelle que les charters ne respectent pas les conventions, notamment l’amarrage au ponton B.

M Bernard SIOU rappelle qu’il y a 3 ans il avait été demandé à ce que le YCT se mette en règle par rapport à sa facturation au m². Il demande à ce que le YCT revienne à un mode de facturation linéaire. Il rappelle que la principale problématique de ces dernières années est l’abandon des statuts et leurs non-respect.

Le président rappelle sa volonté de revenir dans les clous. C’est un discours qui a été tenu devant le tavana avec une volonté de redressement de la situation et d’application des statuts. Il y a une volonté d’avancer sur beaucoup de points et concorde avec M SIOU que l’augmentation soit globale et non pas seulement qu’aux propriétaires de bateaux.

Une remarque est faite par M VASTESAEGER sur le fait que l’ancien directeur ait été invité par le comité directeur à un repas pour son départ. Il est rappelé que le repas a été financé intégralement par les participants et non le club, ce repas a été fait par éducation et clos la collaboration avec l’ancien directeur.

Il est demandé pourquoi les charters utilisent les installations du YCT sans participer aux charges du club?
Le comité directeur rappelle qu’une des actions urgentes des prochains mois et de revoir les conventions avec les charters. Certaines conventions ne sont plus valides et d’autres non existantes. Le comité directeur rappelle que les membres peuvent collaborer avec le comité directeur et participer à l’élaboration du cahier des charges de l’activité charter ainsi qu’aux nouvelles conventions.

M SIOU questionne le comité directeur sur l’intérêt de continuer à accueillir l’activité de charter au sein du YCT. À son sens, les 6 charters en exercice ne sont pas une source de financement, n’apporte rien sur le plan social et ne participe pas aux événements du club. Il demande à ce que les charters s’intègrent aux activités nautiques.

Une nouvelle fois, il est demandé au comité directeur un détail sur le montant des salaires par poste du YCT. Le président répond que les salaires par poste sur 4 salariés (directeur, moniteurs x2, agent polyvalent) revient à donner les salaires individuels, une réponse avait été faite en AG sur le côté privé de l’information.

M SIOU questionne également la structure du coup d’une classe de mer? Une réflexion sur les coûts est demandée afin de définir les prix de vente des prestations de classe de mer. Des outils de gestion des coûts doivent être mis en place. M SIOU promeut la comptabilité analytique.

Départ de Mme THOREL à 18h02.

M SIOU est informé que la comptabilité du YCT va évoluer et se simplifier en passant par le logiciel SAGE ceci permettant d’économiser sur les frais d’écriture comptable repris par le comptable et économisant du temps de travail au directeur.

Plus de transparence sur les coûts de gestion du YCT est demandé lors des prochaines assemblées. M SIOU évoque le fait que compte tenu de la masse salariale et des montants gérés par le club il faut une meilleure gestion des comptes. La rétention de loyer des membres convoqués est faite car le YCT est incapable de dire combien coûte une place de navire sur le plan d’eau en tenant compte de l’ensemble des charges.

Le président rappelle que le budget du club a évoluer au fur et à mesure des années. Il faut prendre en compte que les installations sont vieillissantes et que le coût de la vie est croissant. La gestion de l’activité portuaire se passe globalement bien avec un service rendu. Il y a beaucoup à réaliser afin de mieux gérer l’activité mais cela fait partie de la volonté du comité directeur qui réaffirme son engagement.
Il est rappelé aux membres faisant de la rétention de loyer qu’il y a un règlement intérieur à appliquer concernant les loyers. Il est demandé aux 3 membres invités de participer aux actions pour faire avancer la donne.

Est évoqué le référé et la volonté d’annuler l’augmentation décidée en assemblée générale 2017.
Une part variable existe car l’on occupe une surface sur le plan d’eau. Le club doit être en règle avec la DAF. La DAF aurait envoyé un courrier que le directeur n’aurait pas été en mesure de présenter au président actuel. Le président rappelle que le service juridique de la mairie et la DAF pourront nous apporter des réponses.

M SIOU rappelle que le yct aurait perdu l’occupation de l’espace maritime en 1985 et n’aurait que la gestion de 753m² par le biais de la convention. Le contrat avec la mairie repose uniquement sur le domaine terrestre. Le président précise que les bateaux sont amarés à des installations qui sont elles mêmes amarés à la parcelle terrestre

M VASTESAEGER se préoccupe que le comité directeur ne fasse pas d’erreur et évite que les membres doivent éponger une éventuelle dette. En effet, la DAF pourrait demander la somme due à l’occupation sur les dernières années.

La part variable n’est pas payée par les membres invités car le yct exploiterait un domaine publique sans autorisation par le biais de surface, le deuxième problème serait la responsabilité civile du YCT et des polices d’assurances. Car le YCT exploite un domaine maritime publique sans autorisation. Le troisième problème relevé repose sur le plan fiscal : la moitié du chiffre d’affaire de l’association repose sur les loyers. M SIOU demande à ce que l’on revienne au système de mètre linéaire car on facture un m² qui n’appartient pas au YCT.

Le directeur rappelle que le changement de mode de facturation aurait été fait pour tenir compte de la largeur grandissante des bateaux. Le prix surfacique équivaut pour certains au prix du mètre linéaire.

M SIOU évoque le problème potentiel des assurances au sein du YCT en cas d’événement climatique. M SIOU a interrogé son assureur par rapport au comportement de la commission d’arbitrage d’assurance face à une exploitation illégale. L’assurance RC en retirement ne pourrait fonctionner dans le cas d’une exploitation illégale par le YCT. L’assureur des propriétaires pourrait se retourner vers le yacht club pour le remboursement des dégâts car l’exploitation du YCT serait illégale.

Le comité directeur se renseignera sur ces informations afin de clarifier cette situation.

Il est demandé par les membres invités que le comité directeur effectue un retour sur l’exploitation tarifaire. Le président rappelle que l’augmentation a été adoptée en AGO 2017, plus haute autorité dans une association et qu’ils ne sont que 3 membres à se comporter ainsi. Il est rappelé que le CD sera tenu de faire appliquer le règlement intérieur.

Il est également demandé par M VASTESAEGER de porter attention à l’exploitation des sorties mer qui est une activité à risque. Il est demandé de vérifier l’aptitude des moniteurs afin d’éviter tout drame et les conséquences allant de pair.

• Entretiens avec les sous locataires SCUBATEK ET YCR

Les retards empêchent de recevoir les gérants de Scubatek. Ils seront réinvités lors d’un prochain CD.

Le YCR:

M AHED rappelle que officiellement il n’y a pas de convention en place. La convention qui lie le YCR au YCT est interrompue depuis 2013. Cela ferait suite à la demande d’un ancien président du club d’une autorisation pour la vente de vin (licence) et sortir du mode de fonctionnement en club house du club. Le président en question avait demandé que le YCR possède cette autorisation afin que la vente d’alcool ne soit pas de la responsabilité du président du YCT. Cette demande aurait pour M AHED brisé la convention car on sortait du cadre de la précédente convention. Suite à cela il aurait fallu revoir les loyers et refaire une convention qui n’a pas été faite car il y a eu une bascule de président. En fin 2016, la convention est arrivée à terme. M AHED relève qu’en droit commercial lorsque la convention n’est pas renouvelée les sous-locataires peuvent prétendre à un bail commercial.

Il est demandé comment M AHED voit l’avenir.
Il préfère une bonne négociation plutôt qu’une guerre. Il faut que l’on se réunisse pour les baux. Il faudrait que les 4 sous-locataires à l’exception de Leina rencontrent la mairie. Sa position de sous-locataire sans bail ne lui donne pas de possibilité d’investissement.
L’absence de bail pose également un problème avec les assurances. Le fait qu’il n’y ait pas de bail ne permet pas de toucher certaines aides pour rénover. Le YCR se dit impacté par cette situation.

Il est demandé par M ARNOULD si M AHED souhaite à l’avenir signer une convention avec la mairie ou bien avec le YCT?
M AHED souhaite se rattacher à la convention du YCT. Possibilité d’un bail commercial lié à la convention. Il souhaite collaborer avec les 4 sous locataires afin de collaborer sur les baux.

Il est rappelé à M AHED que la volonté de la mairie est que la situation soit assainie.

M AHED ne souhaite pas re-signer la convention car il demande à ce que soit créé un bail commercial.

Le comité directeur rappelle que le YCT étant sous convention avec la mairie il n’est pas possible de dispenser les sous-locataires d’un bail comme stipulé dans la convention principale.

M AHED concorde et parle de la possibilité d’un bail commercial lié à la convention.

M AHED évoque que depuis 2013 il a du financer des travaux, notamment une boîte à graisse de 500.000F suite à une inspection de l’hygiène.

M AHED évoque les raisons du raccourcissement du temps de convention: le maire a décidé de faire pression sur le yct pour que les engagements du club soit tenus.

Le comité informe que suite à la réunion avec le maire, il a été réitérer la volonté de collaborer avec le yct pour avancer. Il est question d’augmenter la durée de la convention.

Est demandé à M Karim AHED s’il est le gérant du YCR ou son fils est le gérant?
M Karim AHED est associé du restaurant, la licence d’alcool est au nom de son fils. Le YCR est une SARL, avec M Karim AHED et sa femme actionnaire majoritaire de la SARL. Son fils est gérant de la SARL.

Le comité directeur a demandé à M. AHED de respecter la convention. Il lui est rappelé la volonté d’ouvrir le club vers l’extérieur et que le club soit un lieu d’accueil. Il est également demandé à ce que le restaurant soit force de proposition, ouvre certains soirs et le jour des régates

M AHED a décidé de fermer le soir suite à la consommation d’alcool de membres sur la pelouse mais signale qu’il est ouvert 7 jour sur 7. Il informe le comité qu’il avait essayé de faire tourner l’activité le soir mais sans que cela fonctionne.

Il est demandé à M AHED d’investir pour améliorer la situation.

Il est demandé à M AHED pourquoi il n’est pas à jour de son loyer?
Il attendait la réunion pour réaliser le paiement. Les loyers ne sont pas payés car doléances du YCR. Il signale certains dysfonctionnements tel que le chien d’un membre qui se balade, un vol, les toilettes qui ne sont pas bien tenues. Il a réalisé le virement.
Demande de nettoyage de l’arrière du restaurant à la fois de la part de M AHED et du yct pour sa part. L’arrière du restaurant appartient à M AHED mais est exploité comme lieu de stockage (coques EVA et zodiac)

Il est demandé s’il est possible de faire des soirées afin de répondre aux demandes des membres?
Oui M AHED propose des prestations permettant aux membres de faire des soirées.

M AHED tient à rappeler qu’il a investi dans l’activité voile sur des optimists en finançant 500.000F pour l’achat d’Optimist.

M AHED peut aller vers la plainte car lors de l’effraction et de son agression le YCT a financé 60 bières. Ce n’est pas l’objet du YCT de financer des bières.

M AHED souhaite s’associer aux projets futurs.

• Point budgétaire

Les comptes bancaires
sur le compte courant/ 4.534.119 XPF, sur le compte épargne/ 2.525.257 XPF (provisions charges CPS) et sur le compte à terme 2 millions 154.133 XPF en acquis.

Volonté de passer sur le logiciel SAGE pour faciliter la comptabilité et la collaboration avec le comptable. Le logiciel SAGE permettra d’automatiser pas mal de tâche. Il sera possible de faire des extractions qui demandent pas mal de boulot afin de se remettre à jour rapidement au niveau comptabilité. Les à-nouveaux de septembre seront réinjectés. Dépassement du budget sur ce poste mais économie sur les frais de comptable possible. Possibilité ensuite d’évoluer vers une comptabilité analytique.
Le comité valide le logiciel SAGE et l’achat d’un nouveau pc pouvant supporter le logiciel.

• Vie des sections

1. Optimist 

Une action de recherche de sponsors est en cours. Continuation de la préparation. Sponsoring de l’OPT pas encore reçu. Optimisation des coûts de location des bateaux en NZ. Billets d’avion 2 gratuits pour les entraîneurs et 50% sur le reste. Prévision de stage du 8 au 12 avril avec une lettre au CTF pour sa participation.

2. Multicoques

Didier prépare des jeunes sur les nacra 15 pour le mondial en Pologne. Le déplacement en Pologne est prévu du 13 au 20 juillet. Il faut que l’inscription se fasse par la FTV qui fait partie des Member National Autorities (MNA) qui sont les seuls à pouvoir faire l’inscription. Depuis le mois de janvier, pas de réponse du président de la FTV. À 2 jours de la clotûre de la période d’inscription à plus faible coût, le président de la FTV refuse d’inscrire les jeunes au mondial. La raison de son refus est la volonté que les jeunes partent au Jeux du Pacifique. La volonté des jeunes en questions est d’aller au mondial de Nacra 15 et non d’aller aux jeux du Pacifique. De plus les équipages en question ne sont pas prêt pour naviguer sur des Hobie Cat 16 et pourrait difficilement prétendre à un podium.
Le comité directeur regrette l’attitude de la FTV étant donné qu’il avait été exprimé la volonté d’investir dans la filière Nacra 15 lors de rencontres avec la FTV.

Trois possibilités:

  • Annuler le déplacement
  • Participer à d’autres régates mais les contraintes de calendrier limite les possibilités. Les deux barreurs souhaitent continuer en voile de haut niveau et donc la participation au mondial leur tient à coeur.
  • Le responsable de section multicoque va essayer de temporiser le world sailing pour l’inscription et dans un deuxième temps essayer d’avancer dans les discussions avec la FTV afin de débloquer la situation.
    1. Croiseurs
      La section est dynamique. Il y avait 12 bateaux pour la Valentine.
    • Conventions
    1. Retour sur la rencontre avec Tavana (07 Fév)
      Etait présent quasi l’ensemble du CD ainsi que le nouveau directeur. Nous nous sommes tous présentés à l’équipe communale.
      Nous avons pu exposer les grandes lignes de développement et de dynamisme que nous souhaitions impulser au sein du YCT sur le versant sportif, social et relationnel avec la commune et ses habitants.
      Nous avons partagé malheureusement le même constat sur le manque d’ouverture, la décrépitude de la structure et de l’ambiance due à des problèmes internes que nous devons résoudre en amont. Nous avons compris que la restriction de la convention était un moyen de nous « faire réagir » pour le bien du YCT compte tenu de certains retours négatifs sur le club.
      Tavana nous a assuré qu’il était ouvert pour rediscuter la convention et qu’elle pouvait évoluer en fonction des projets et de l’assainissement de la situation du club.
      Il a rappelé la volonté d’évoluer sur un projet de réaménagement de la zone littorale et que le YCT avait toute sa place en qualité d’interlocuteur privilégié avec la mairie sur ce projet d’avenir.
      Il est très sensibilisé aux problèmes liés à l’alcool sur le domaine public et attend de nous une exemplarité et un respect de la réglementation.
      Il a accepté immediatement de nous apporter son aide sur la sécurité du site (éclairages des entrées, passage de la PM…)
      Nous sommes tous repartis satisfaits d’avoir renouer des liens qui s’étaient pendant longtemps distendus
      La volonté du CD est de travailler avec la commune dans l’intérêt des membres, de la structure YCT et de la commune.
    2. Sous locataires
      Groupe de travail à lancer. Avancer pour se mettre en règle. Faire des projets avec les sous-locataires. Nous recevrons scubatek EVA et Coconut station sur le prochain CD.
    3. Charter / prestataires
      Charter conventions pas signées. Revoir la convention type et augmenter proportionnellment les tarifs. Cahier des charges à élaborer, associer membres et exploitant charter. Les skippers doivent être membre afin de respecter le règlement intérieur.
    • Dossier en cours
    1. Sécurité
      Renforcement de l’éclairage par la mairie. Réunion avec tahiti vigiles pour renégocier le contrat de surveillance. L’investissement dans un système de vidéosurveilance validé par le comité.
      Il faudra signaler le passage des enfants afin de faire ralentir les voitures passant dans le YCT.
    2. Journée sportive de la commune:
      La mairie a avancé l’événement le 18 mai qui fait suite à la TPR. Le Diam sera en mesure d’accueillir du public. Tous les membres qui souhaitent s’y associer sont les bienvenus.
    3. Optimisation et gestion de l’espace du YCT
      Un inventaire est nécessaire pour tout le matériel du club. Une annonce sera faite à tous les membres que les locaux vont être vidés. Prévoir avec la mairie d’avoir une benne à encombrants pour tous pendant un temps. Un rapport de la visite faite le samedi 9 fév par le CD avec hervé et jessee va être fait.
    • Accueil nouveaux membres / Exclusions
    Pas de dossier en cours. • Questions diverses
    Demandes festives au YCT. Les demandes seront redirigées vers les deux prestataires avec des licences d’alcool.
    Suite à des précisions de la gérante du snack, la consommation d’alcool des rugbymen au snack se fait dans le cadre d’un droit de bouchon en accord avec le snack.
    Le mouillage privé du voilier Capitoune a cédé. La société procédant au suivi de ce mouillage est Sub Technology avec laquelle le club réalise ses prestations sous-marines et avait révisé le mouillage en question en décembre 2018. Des réserves sont émises sur l’utilisation de collier colson visible sur les photos fournies par le prestataire pour tenir les manilles. Au niveau des installations du YCT il faudra vérifier les manilles utilisées et que le mode de pose soit adéquat. Un état des lieux du prestataire sur les installations faite va être demandé. Une assistance voire une supervision d’Antoine sera également demandée.

Fermeture de séance à 21h32.

Le président Le secrétaire
Tony TEKUATAOA Yoann RONCIN

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