PV Réunion du 19.03.2019

PROCÈS VERBAL
REUNION DU COMITE DIRECTEUR DU YACHT CLUB DE TAHITI DU 19.03.2019

Présents: Tony TEKUATAOA (Président) / Hélène THOREL (Vice-Présidente) / Jessee BESSON (directeur) / Yoann RONCIN (Secrétaire) / Jean-Yves TEKUATAOA (section Optimist) / Benoît PARNAUDEAU (trésorier adjoint) / Loana GUTIERREZ (trésorière) / Hubert MONGARDE (secrétaire adjoint) / Eric PANISSARD (section croiseur)

Invités: Joshua ROUGER (co-gérant club de plongée) / Arnauld DEMIER (co-gérant du club de plongée)

Excusés: Didier Arnould (section multicoques)


Début de séance à 18h01.

Ordre du jour:

• Invitation SCUBATEK (20’)

• La rencontre débute avec une visite de l’espace alloué au club de plongée. Une réclamation est faite par rapport à l’état actuel des alentours: herbe non coupée, bateaux qui trainent, etc. Les gérants ont la volonté d’aménager un espace couvert permettant d’accueillir les clients de manière convenable. Les membres du CD acceptent sous réserve de signer la nouvelle convention.
• Présentation Joshua : Il est le nouveau co-gérant/co-propriétaire du club de plongée SCUBATEK. Il travaillait précédemment sur la côte ouest.
• Convention et projets : Présentation des termes de la convention principale aux gérants du club de plongée. Le YCT souligne qu’il souhaite beaucoup plus travailler en association avec la commune et que les sous-locataires fassent de même. La plongée travaille déjà avec la commune. Le club de plongée, cherche à lancer une formation avec jeunesse et sport. Le besoin d’utiliser la salle de réunion pour de la formation est exprimé. Le YCT propose un calendrier pour l’utilisation de la salle de réunion.

• Personnel du YCT
◦ Note permanente de gestions des congés annuels et calendrier prévisionnel :

    ◦ Fiches de poste :

Congés cumulés par les employés trop importants. Il est nécessaire d’apurer les congés. Par le biais d’un prestataire externe, une note a été rédigée de manière à résoudre cette situation. Les congés devront être pris de manière coordonnée par le directeur.

Ces fiches de postes permettent de valider la logique de tâches allouées à chacun. Un premier jet a été rédigé, dans un deuxième temps les salariés seront consultés pour ajuster les tâches. Elles seront validées au prochain CD.

Arrivé à 19h20 d’Eric Panissard.

    ◦ Secrétariat :

Présentation d’un tableau avec les tâches et le temps alloué par le directeur. Il y aurait suffisamment de tâches de secrétariat pour un poste de secrétaire. Le problème en terme d’organisation est que des moniteurs réalisent des tâches de secrétariat. De l’avis du directeur, l’entretien peut et doit être en partie fait par les moniteurs. Le temps de travail des moniteurs pourrait être optimisé en réalisant du matelotage et de l’entretien.
Il est également possible d’optimiser les prestations de plongée en travaillant sur des petits entretiens qui sont couverts par l’assurance du YCT et qui pourrait être confié à notre sous locataire.
Les prestations d’entretien sont actuellement externalisées en grande partie (travaux sur les pontons, plomberie, etc), il ne serait alors pas nécessaire de recruter une personne pour remplacer l’actuel agent d’entretien.
Un(e) secrétaire permettrait d’optimiser le temps de travail du directeur, d’avoir une meilleure qualité d’accueil et avoir un bureau plus avenant. Voir les contrats SIE de manière à optimiser le recrutement.

• Point budgétaire

Une bonne partie de la comptabilité a été récupérée il y a 3 semaines. Encore beaucoup de saisie est nécessaire. Il y a une optimisation à réaliser sur les fonds budgétaires. Un assainissement comptable est en cours et devrait se terminer d’ici un mois. L’argent de l’OPT a été touché pour investir sur des optimists neufs aux couleurs de l’OPT, la commande peut être lancée. Au niveau de la facturation, beaucoup d’erreurs ont été notées de l’ancien directeur.

• Vie des sections

D’une manière générale, l’argent du sponsoring sera sanctuarisé de manière comptable pour vérifier la bonne allocation des fonds.

1. Laser

Proposition de la FTV de mettre à disposition 4 lasers moyennant la somme de 467 368 XFP.
Le YCT décline l’offre pour cette année pour des raisons budgétaires, organisationnelles et statutaires.

2. Optimist

Déplacement NZ :
Cette année, déplacement de 9 compétiteurs (6 sélectionnés et 3 accompagnants)
Demande de sponsoring en cours. Les inscriptions sont faites. Le paiement d’ATN va être réalisé. Le logement a été pris de manière à être proche de l’espace de navigation (450m). Un stage sur la première semaine des vacances d’avril va être organisé pour préparer les jeunes.

3. Multicoques 

Participation jeux du pacifique / mondial jeunes Nacra 15 :
En octobre déplacement mondial jeune pour deux équipages, la FTV va financer en partie le déplacement. Suite à une discussion entre la FTV, les parents, les jeunes concernés et le responsable de section les 2 équipages jeunes vont participer aux jeux du Pacifique. Le déplacement en Pologne est annulé, en contrepartie la FTV s’est engagée à fournir les billets pour deux équipages et le coach pour le mondial jeune Nacra 15 à Marseille.

4. Croiseurs

Il faut que chacun soit muni d’une licence et du certificat médical requis par la licence lors des régates.
Il y aurait une dérogation à la création d’événement pour l’organisation des régates par le YCT. Sans confirmation de cette dérogation il faudra déclarer chaque régate. Une rencontre avec l’assureur la semaine prochaine permettra de se renseigner sur la situation.

Class 8 : un devis de 112.000f pour la sortie et ensuite 40.000f pour le déquillage pour les techniciens et le requillage. 3-4 jours d’intervention avec un carénage.

L’aide à la participation à la TPR est rappelée.

• Dossier en cours

1. Sécurité 

Installation des caméras: 6 x caméras pour 22.000f de location sur 3 ans comprenant l’entretien. Un changement de fonctionnement des vigiles est fait avec des rondes aléatoires.
Le portail doit être changé. Il ne sera pas possible d’avoir un portique sur le portail pour des questions de sécurité. Le portail côté stade sera maintenu fermé en dehors des horaires d’ouverture du club et ne pourra être ouvert qu’avec un bip. Il va falloir commander des bips de manière à faciliter l’équipement de chacun. Le portail sera gardé ouvert aux horaires d’ouverture.

Il est prévu d’investir dans l’éclairage solaire avec des systèmes s’allumant au passage des personnes.

2. Charter

Constat : Deux conventions à jour avec 4 exploitants. Les installations souffrent, sur le versant assurance, l’activité est à risque et rapporte peu. Les charters rapportent moins que si des bateaux à moteur étaient installés sur le ponton C. Les charges d’entretien sont importantes du fait des efforts sur le ponton: un changement de silent block coûte 16.000 F (pièce et main d’oeuvre).
La convention prévoit un préavis de 1 mois pour la rupture de la convention.
Dans l’intérêt du club, en l’ état actuel, le CD décide à l’unanimité d’arrêter cette activité en laissant un délai de 2 mois permettant aux exploitants de se retourner.

3. Inventaire et réforme du matériel du YCT

Finalement peu de matériel appartenant au YCT traîne sur le site.
Pour les coques d’optimists qui sont derrière le bureau, le directeur propose de les réutiliser pour en faire une nouvelle classe de mer.

4. Organisation de puces en partenariat avec EVA

Se coordonner avec l’AVP pour l’organisation de puce.

5. Optimisation et gestion de l’espace du YCT

L’occupation de la voilerie doit être résolue notamment pour des soucis d’assurance.

• Accueil nouveaux membres / Exclusions

Membre:
Nicolas Pellet: fait du class 8 sa demande est acceptée.

Diabolic: Compte tenu de son investissement et de son activité la demande est acceptée. 
Pour les bateaux: Nawak, Gargantua, Noee, Theofania il n’y a pas de place disponible. Les demandes sont en attente.

La demande de place et d’adhésion comme membre de Bocquet Christophe pour un bateau à moteur est acceptée.

Le voilier Capitoune a été acceptée sur une place au ponton.

• Questions diverses 

Une étude sur l’assainissement est à réaliser. Il y a un problème d’utilisation des douches par des personnes extérieures qui laissent les sanitaires ouverts. Une installation de digicodes est à réaliser (fonctionnement mécanique).
Le directeur propose d’avoir une machine à laver sans jetons qui reposerait sur le principe d’un abonnement mensuel pour un nombre de personne. Il faudrait installer un système à code permettant de réguler l’accès au local.

Fermeture de séance à 22h06.

Le président Le secrétaire
Tony TEKUATAOA Yoann RONCIN

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